Note de synthèse : une méthodologie définitive

C'est décidé, je vous présente ma méthode !

Celle qui m'a permis d'avoir 18/20 à l'épreuve de "rapport avec propositions opérationnelles".

Vous passez le concours de rédacteur territorial, rédacteur territorial principal ou attaché ?

Vous devez donc rédiger une note de synthèse, que l'on appelle "rapport" ou "rapport avec propositions opérationnelles".

Je vous propose ici une méthode définitive.

Elle va vous permettre, si vous la comprenez et l'appliquez correctement, de littéralement exploser les compteurs.

J'y ai tout mis, et je vous guide, étape par étape.

Elle mixe méthodologie classique, lecture rapide non linéaire, lecture rapide linéaire et un "plan magique" qui s'adapte à tout type de sujet.

C'est, à ma connaissance, la 1ère méthode complète qui comprend :


Cette méthodologie se compose de 4 parties :

I. Principes généraux

II. Formalisme à respecter

III. Aspects méthodologiques

IV. Critères de notation


I. Principes généraux

A. Un document essentiel : la note de cadrage

  • Elle est spécifique au concours que vous préparez.
  • Vous devez la lire et la relire.
  • Vous la trouverez en faisant une recherche Google « note de cadrage note de synthèse concours de… »
  • Elle se trouve sur les sites des centres de gestion qui organisent les épreuves de votre concours.


B. A quoi sert la note de synthèse ?

  • Elle est demandée par une autorité hiérarchique, qui souhaite obtenir une information sur un sujet qu’elle veut maîtriser. Elle constitue un outil d’aide à la décision.
  • Les informations données doivent donc être précises et spécifiques car le destinataire n’est pas supposé connaître le sujet.


C. Qu’attend-on du candidat ?

  • Être capable d’analyser une commande et un dossier
  • Organiser les informations qui s’y trouvent pour en faire un document synthétique et compréhensible
  • N’oublier aucun élément essentiel du dossier.
  • Ne rien ajouter qui ne soit dans le dossier, du moins dans la première partie.


D. Comment se présente le dossier ?

  • Il comporte entre vingt et quarante pages, selon le concours.
  • Il peut comporter une dizaine de documents.
  • Les documents sont de nature variée : textes de loi, articles de journaux, documents graphiques, etc.
  • Il n’y a pas de « document piège », mais les documents peuvent être d’importance relative.
  • Il ne faut pas utiliser d’éléments extérieurs au dossier (du moins dans la première partie), faute d’être pénalisé.
  • Il faut utiliser tous les éléments du dossier qui sont pertinents. On doit reprendre les éléments des documents, mais sans citer les documents (on ne met pas entre parenthèses « document 2 » par exemple).


II. Un formalisme à respecter

A. Structure de la note

  • La note doit comporter un cartouche de présentation
  • Elle comprend ensuite une introduction d’une vingtaine de lignes, similaire à celle que l’on peut trouver dans une composition ou une dissertation. Cette introduction doit s’achever sur l’annonce du plan.
  • Le développement doit être organisé en parties et en sous-parties.
  • Le plan doit impérativement être matérialisé par des titres comportant des numérotations en début des parties et sous-parties.
  • La conclusion est facultative. Elle peut reprendre le développement, sans jamais ajouter des informations oubliées dans le développement.
  • Voici la forme que doit prendre la note de synthèse :

Cartouche de présentation

Introduction

I) PARTIE 1

Chapeau

A) Sous-partie A

B) Sous-partie B

Transition

II) PARTIE 2

Chapeau

A) Sous-partie A

B) Sous-partie B

Conclusion


B. Le cartouche de présentation

  • Le cartouche doit reprendre les informations que le candidat trouve en première page du sujet dans la commande et la liste signalétique des documents du dossier.
  • Il se fait sur la 1e demi-page de la copie.

Il doit prendre la forme suivante :


C. L’introduction

  • Elle est très importante. C’est la première impression que l’on donne au correcteur. Il faut donc particulièrement la soigner.
  • Elle doit comprendre 4 étapes et respecter la forme suivante :

1. Phrase d’accroche, par exemple :

- Fait d’actualité

- Données chiffrées

- Citation

2. Définition des termes du sujet

3. Problématique

  • Je vais vous donner un plan « universel », qui s’adapte à tout sujet.
  • Puisque le plan suivra toujours la même structure, la problématique doit toujours être plus ou moins la même.
  • On donne le contexte et la problématique en même temps.
  • La problématique répond à la question suivante : en quoi est-ce un enjeu national ?
  • L'idée de la problématique est toujours la suivante : c’est un enjeu national, donc le gouvernement a décidé d’une nouvelle politique (loi, décret, plan d’action). Il y a un impact sur les collectivités territoriales.

4. Annonce du plan

  • Annoncer brièvement les deux grandes parties du plan.
  • Pour un rapport avec propositions, le plan peut être annoncé ainsi :

« C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser le thème du dossier et ses implications au niveau des CT (I) avant de pouvoir envisager un plan d’action (on peut dire « transversal et partenarial ») visant à ce qu’on nous demande dans le sujet (II). »

  • Vous devez remplacer les mots en italique par ceux du sujet.

Exemple, pour un sujet sur la création d’une commune nouvelle :

« C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser précisément le cadre juridique de la création d’une commune nouvelle (I) avant d’envisager un plan d’action visant à faciliter cette création sur notre territoire (II).


D. Le développement

1. Les titres

  • Les titres doivent être soignés.
  • Ils doivent être brefs.
  • Éviter les verbes conjugués, les participes présents, les citations, les parenthèses et les guillemets

2. Les chapeaux

  • Ils se trouvent entre les titres des grandes parties (I et II) et le premier sous-titre (A).
  • Les chapeaux sont des annonces du plan de la partie. Ils annoncent le A et le B.
  • Le chapeau doit être court : 3 à 4 lignes.

3. Les transitions

  • Ce sont de courts paragraphes de 2 à 3 lignes qui vont permettre de glisser d’une partie à l’autre.

4. La conclusion

  • Elle n’est pas obligatoire mais il est bien d’en faire une.
  • Elle comporte d’habitude deux parties. La première reprend l’idée essentielle qui se dégage du dossier ; la seconde procède à une ouverture à un thème ou sujet connexe (ou plus large), toujours en s’en tenant à des éléments tirés du dossier.


III. Aspects méthodologiques

A. La gestion du temps

  • C’est le principal enjeu de l’épreuve.
  • Il est indispensable de ne pas passer trop de temps à la lecture des documents, d’où l’importance de maîtriser la lecture rapide.

Pour une épreuve de 3h, la répartition du temps pourrait s’opérer ainsi :

  • Lecture du sujet : 10 minutes ;
  • Lecture rapide : 20 minutes ;
  • Lecture approfondie : 1 h 10 ;
  • Élaboration du plan : 15 minutes ;
  • Rédaction : 1 heure ;
  • Relecture : 5 minutes.

Pour une épreuve de 4h, la répartition du temps pourrait être la suivante :

  • Lecture du sujet : 10 minutes ;
  • Lecture rapide : 20 minutes ;
  • Lecture approfondie : 1 h 40 ;
  • Élaboration du plan : 15 minutes ;
  • Rédaction : 1 h 30 ;
  • Relecture : 5 minutes.

Ces données sont bien évidemment indicatives. C’est à chaque candidat de les adapter à ses difficultés personnelles.


B. L’analyse du sujet

  • Analyser le contexte
  • Déterminer le problème posé et la nature de la demande : forme, destinataire et fond de cette commande.


C. La lecture rapide des documents

1. 1ère étape : lecture du sommaire

  • Lisez le sommaire pour prendre connaissance du nombre de documents, de leur nature et de leurs auteurs respectifs.

2e étape : survol du dossier

  • On peut y consacrer environ 10 minutes
  • Votre objectif est précis : déterminer l’importance relative de chaque document, au regard du sujet
  • Il sert à classer les documents pour savoir quels sont :
  1. les documents pivots, qui contiennent l’essentiel des informations sur une question, les problèmes, le cadre juridique et les solutions)
  2. les documents complémentaires qui précisent certains aspects spécifiques
  3. les documents redondants ou parasites, qui présentent peu d’intérêt au regard du sujet
  • A l’issue du survol, vous savez quoi faire pour la suite de l’épreuve :

- Lire intégralement les documents pivots

- Lire sélectivement, avec la technique de l’écrémage (et parfois du repérage), les documents complémentaires

- Lire très sélectivement, avec la technique du repérage, les documents redondants ou parasites.

3e étape : l'écrémage des documents complémentaires

  • Après avoir fait un survol de chaque corpus, faites l’écrémage des documents complémentaires en 20 à 30 minutes, tout en prenant des notes.
  • (Pour apprendre les techniques du survol et de l'écrémage, téléchargez ma méthode gratuite).
  • Vous pouvez coupler cette technique avec celle du repérage pour trouver directement les passages pertinents.
  • Chacune des notes doit constituer une "brique de base" qui va s’insérer dans le plan.

4e étape : le repérage pour les documents redondants

  • (Pour apprendre la technique du repérage, lisez ma méthode de lecture rapide)
  • Faire une liste de mots-clés (3 maximum) à partir du sujet
  • Lors du survol, vous avez bien sûr ces mots-clés en tête. Ils vont vous aider à classer les documents.
  • A la suite du survol où vous avez déterminé quels sont les documents de peu d’importance, vous allez plonger dans ces documents à la recherche des mots-clés. Ceux-ci vont vous indiquer les quelques passages dignes d’intérêt.
  • Prenez des notes tout de suite, des notes fonctionnelles destinées à s’insérer dans un plan. La prise de notes peut se faire par documents. Vous pourriez par exemple, en l'adaptant, utiliser la méthode Cornell.


D. Lecture approfondie des documents-pivots

  • Lisez de façon approfondie le ou les documents-pivots.
  • Prenez des notes en même temps, sous forme de petites unités de sens qui seront autant de points qui s'inséreront dans votre plan.
  • A ce stade, vous pouvez déjà écrire à côté de chaque note dans quelle partie du plan s'insère la note (exemple : I/B/2).
  • Utilisez les techniques de lecture rapide linéaire à ce moment-là, pour gagner du temps sur votre lecture.
  • (Les techniques de lecture rapide linéaire sont expliquées en détail dans ma méthode de lecture rapide, disponible sur ce site en téléchargement gratuit).


E. L'élaboration du plan

  • Cette étape est relativement facile puisque vous aurez déjà votre plan.
  • Il conviendra cependant de formuler les titres des parties et de le remplir avec les notes que vous avez prises.
  • Voici donc le "plan magique" pour l'épreuve de "rédaction de rapport avec propositions opérationnelles".
  • Il va falloir mémoriser ce plan ! J'ai écrit un article sur les techniques de mémorisation qui devrait vous aider. Et oui, il faut l'apprendre par cœur.
  • Pour l'épreuve de "rédaction de rapport" seule, le plan est le même mais on ne prend que la 1ère partie, puisqu'il n'y a pas de propositions à faire.

1. Rappel concernant la problématique et l'annonce du plan

  • Avec ce système, la problématique est toujours la même. Elle consiste à dire que le sujet du dossier est un enjeu national, qu'en conséquence le gouvernement a décidé d'une nouvelle politique (que ce soit sous la forme d'une loi, d'un décret ou d'un plan d'action). Cette nouvelle politique a des conséquences au niveau des collectivités territoriales.
  • Le plan, pour un rapport avec propositions opérationnelles, est le suivant : I. Le rapport. II. Les propositions. On ne formule pas les titres des parties comme cela, bien sûr !
  • L'annonce du plan se fait ainsi :

"C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser le thème du dossier et ses implications au niveau des CT (I) avant de pouvoir envisager un plan d’action (on peut dire « transversal et partenarial ») visant à ce qu’on nous demande dans le sujet (II).

  • Il faut remplacer les mots en italique par ceux qui correspondent au sujet.

Exemple, pour un sujet portant sur la création d'une commune nouvelle :

« C’est pourquoi il est nécessaire d’analyser précisément le cadre juridique de la création d’une commune nouvelle (I) avant d’envisager un plan d’action visant à faciliter cette création sur notre territoire (II). »

2. La 1ère partie

  • N'oubliez pas le chapeau !
  • La 1ère partie est une note de synthèse du dossier. Elle ne doit reprendre que les éléments du dossier, sans citer spécifiquement les documents.
  • Elle se compose de 2 sous-parties, A et B.
Le A du I
  • Le A est consacré au cadre qui contraint l'action des collectivités locales (cadre juridique, économique, sociologique).
Le B du I
  • Le B parle de l'action locale. Il se décompose en 1 et 2.
  • Le 1 du B parle des difficultés et / ou du rôle des collectivités locales
  • Le 2 du B parle des conditions de réussite et des bonnes pratiques telles qu'illustrées dans le dossier. Cela servira de pré-transition pour amener la façon dont nous, dans notre collectivité locale, allons mettre en œuvre la politique de l’État.
Titre de la première partie
  • Le titre de la première partie se rédige ainsi : "Surmonter le B par le A" ou bien "Le A pour surmonter le B".

Exemple 1 : "Surmonter les réticences locales par un cadre juridique incitatif"

Exemple 2 : "Un cadre juridique incitatif pour surmonter les réticences locales"

3. Transition entre le I et le II

  • La transition doit à peu près dire ceci :

"Cette analyse du cadre légal étant faite, il est maintenant possible de réfléchir (ou de jeter les bases de / de se pencher sur), en fonction du contexte propre à notre collectivité, à un plan d’action efficace, qui soit à la fois transversal et partenarial."

Exemple à partir d'un sujet sur la création d'une commune nouvelle :

"Sur la base de cette analyse juridique des conditions de mise en place d’une commune nouvelle, il est maintenant possible de se pencher sur la mise en œuvre concrète de ce cadre juridique en l’adaptant aux spécificités de notre territoire."

4. La deuxième partie

  • Elle est consacrée aux propositions opérationnelles.
  • Elles doivent sortir du dossier pour s’adapter au contexte de façon réaliste. On peut y ajouter des éléments extérieur au dossier.
  • N'oubliez pas le chapeau pour annoncer les sous-parties (A et B) !
Le A du II
  • La sous-partie A est consacrée à la méthodologie de projet : on explique quelle est la méthode que l'on va employer. Voici quels en sont les éléments qui la composent :
  • Désigner un référent : la personne à qui s’adresse le rapport devra désigner un chef de projet, qui fera le lien entre les différents intervenants. On peut même dire quel devra être son profil : il devra avoir une bonne connaissance de…, avoir un profil plutôt juridique / financier / social, etc.
  • Le diagnostic ou état des lieux
  • La mise en place d’un comité de pilotage (présidé par un élu, maire, président de la communauté de communes + DRH, DGS, Directeur des services techniques, adjoint au maire concerné + des partenaires institutionnels (par ex. CAF, les partenaires institutionnels facilitant l’obtention de subventions) qui donne les grandes orientations puis valide le projet ; et au besoin d’un comité technique (composé de techniciens, membres du service concerné) qui pourra se constituer en groupes de travail thématiques.
  • Détermination d’objectifs stratégiques (en pourcentages par ex.). Les objectifs devront être chiffrés. Si on ne peut chiffrer soi-même, on peut mettre « le comité de pilotage devra déterminer de façon précise le pourcentage de… qui devra… ». Les objectifs doivent être progressifs, année après année. Il sera donc nécessaire de prévoir une évaluation régulière de l’avancement du projet, en s’appuyant sur des indicateurs de suivi.
  • Évaluation / indicateurs de suivi
Mini-transition entre le A et le B
  • "Mais au-delà de la nécessaire structuration du projet, il importe, pour réussir la mise en place de …., de bâtir un plan d’action par étapes."
Le B du II
  • La sous-partie B est consacrée au plan d'action à proprement parler. Voici quels en sont les éléments qui la composent :
  • Communication : « mise en place d’une dynamique de communication forte ». La communication peut être soit interne, soit externe.

- Interne : si le projet est à destination des agents (auquel cas la communication peut se faire par l’intermédiaire d’une lettre du maire accompagnant le bulletin de paye) ou si eux-mêmes ont un rôle important à jouer dans la mise en œuvre du projet. Par exemple : publications sur le site intranet, publication d’un guide dématérialisé.

- Externe : réunions d’information, publication d’un guide dématérialisé, journées de sensibilisation, publication dans le bulletin municipal, brochures, prospectus en disant où ils vont être mis à disposition, campagne d’affichage, intervention au sein des conseils de quartier.

  • Actions concrètes et pratiques / description des différentes étapes du projet / détermination d’un planning. On peut classer les actions ainsi :

- A destination de tel et de tel public

- A court, moyen ou long terme

  • Revoir le plan de formation pour intégrer, pour certains agents, les dimensions propres au projet. Ces agents pourront servir de personnes référentes / personnes ressources au sein de leur service. 

5. La conclusion

  • Facultative. Elle reprend l’essentiel. Elle ne doit jamais contenir une information nouvelle.
  • On doit surtout faire une conclusion si on n’a pas eu le temps de bien finir le rapport. Dans ce cas, la conclusion ne sert qu’à indiquer au correcteur que l’on a effectivement fini l’épreuve.


F. La rédaction

  • Avant de commencer la rédaction, insérez vos notes dans le plan par un système de renvoi (par exemple un système de numéros ; l'idée est de ne pas avoir à réécrire les notes dans le plan).
  • L’emploi du « je » est à bannir : il convient d’adopter un style neutre (3ème personne).
  • De préférence, utilisez le présent.
  • Privilégiez les substantifs courts, courants et concrets.
  • Structurez fortement vos phrases et faites des phrases courtes.
  • Ne recopiez pas de passages d’un document, la reformulation est impérative. Si vous citez un texte (les textes de loi, par exemple, sont difficilement reformulables) n’oubliez pas les guillemets.
  • La note ne doit pas mentionner de quel document sont issues les informations que vous exploitez (du type : « comme l’affirme le document 4, … »).


IV. Critères de notation

A. Une note de synthèse devrait obtenir la moyenne si elle :

  • Représente pour son destinataire un bon moyen d’information (rapport) - et, le cas échéant, d’aide à la décision (rapport avec propositions)
  • Est fiable et met en avant de manière objective les données principales du sujet
  • Reprend les informations essentielles des documents en les ordonnant autour d’un plan clair, structuré et équilibré (introduction comprenant une annonce de plan, matérialisation des parties et sous-parties)
  • Est rédigée dans un style correct, avec reformulation des informations, sans recopiage des documents.


B. A contrario, une note de synthèse ne devrait pas obtenir la moyenne si elle :

  • Oublie des éléments importants du dossier
  • Ne valorise pas les informations utiles
  • Ne constitue qu’une compilation de résumés des documents du dossier
  • Repose sur des informations qui ne figurent pas dans le dossier (sauf pour la 2e partie)
  • Est rédigée dans un style particulièrement incorrect, ou à partir de passages entièrement recopiés
  • Présente une grave incohérence entre plan annoncé et plan suivi
  • N'est pas achevée ou est très déséquilibrée, ce qui témoigne d'une mauvaise gestion du temps.

Un dernier conseil avant que l'on se quitte : plongez dans les rapports de jury, vous saurez ce que l'on attend de vous !

Encore autre chose : ce plan est génial et il marche (la preuve, j'ai eu 18/20 !) mais il peut nécessiter quelques explications complémentaires. Si vous pensez avoir besoin de vous faire accompagner sur la méthodologie de la note de synthèse, ou bien sur des techniques de lecture rapide, il existe une solution adaptée : le coaching focus.

  • Et vous ? Que pensez-vous de cette méthode ? Faites-le moi savoir en commentaire !
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16 Responses

  1. Bonjour,
    Je suis inscrite au concours de rédacteur interne (octobre 2021). Je dois produire une note de synthèse sans propositions. Pour l’annonce du plan, quelle phrase “type” pourrais je employer ?
    Je vous remercie par avance

    Celine

    • Bonjour,
      Il y a beaucoup de phrases types possibles pour les annonces de plan. Par exemple, dans votre cas : “Nous examinerons dans un premier temps sur le cadre juridique mis en place, à la fois volontariste et incitatif, avant de nous pencher sur les réticences locales qu’il faudra surmonter”. Ce n’est qu’un exemple, je suis sûr que vous pouvez trouver mieux !

  2. Bonjour,
    Merci beaucoup pour vos très bons conseils.
    J’aurais aimé savoir pour les épreuves de 3h (rédacteur principal 2e classe), combien de pages environ il faut rédiger selon vous ? Au total et par partie.
    Merci encore de partager votre expérience

  3. Bonjour,

    La difficulté que je rencontre c’est de réussir à trouver des actions concrètes et pratiques et defenir les différentes étapes du projet / détermination d’un planning
    à court, moyen ou long terme.
    Votre plan est top.

    Merci à vous

  4. Merci beaucoup pour ce partage très riche. Je souhaite passer dès lors que je remplirai les conditions, l’examen professionnel d’attaché principal.

        • Bonjour Karine,
          Ainsi qu’il est écrit dans l’article : “Pour l’épreuve de “rédaction de rapport” seule, le plan est le même mais on ne prend que la 1ère partie, puisqu’il n’y a pas de propositions à faire.”.
          Le A du I devient le I. Le B du I devient le II.
          Bien à vous,
          Pierre

  5. Un grand merci pour ce partage. Je découvre par hasard votre site qui vient compléter ma préparation. Je passe le concours d’attaché mardi. Ma prise de note et l’insertion de mes notes dans le plan sont mes plus grandes difficultés. Votre plan type m’aide beaucoup … enfin je l’espère ! Merci encore !

  6. Bonjour,
    C’est avec plaisir, que j’ai bien reçu votre message je lis vite/ note de synthese.
    Je passe le concours d’Attaché Territorial et le Rédacteur Principale de 2eme classe en Interne, spécialité administration générale avec Rapport Proposions Opérationnelles.
    Votre lien nous de télécharger votre méthode gratuite. Mais en y indiquant mon adresse email, il n’y a aucun retour même dans les spam.
    J’aimerais recevoir, votre méthode et ou connaître votre programme de préparation ainsi que les prix.
    Je reste en attente de votre retour:
    Cordialement.
    Patricia GRANDMAN
    grandmanpatricia@yahoo.fr

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